west-vlaams provinciaal expertisecentrum de katrol oostende inzake katrolwerking

Sedert 2014 is Katrol Oostende erkend door de Provincie West-Vlaanderen erkend als expertisecentum (ECKO).
ECKO engageert zich voor volgende opdrachten en zal deze als volgt invullen:

• De oprichting van nieuwe Katrolwerkingen dienen te verlopen via het expertisecentrum. De coördinator ondersteunt de oprichting. Nieuwe ankerfiguren worden met raad en daad bijgestaan door deze coördinator en de ankerfiguren uit De Katrol Oostende. De nieuwe ankerfiguren dienen hierbij een opleiding te volgen in het expertisecentrum. Deze opleiding houdt in dat zij dienen deel te nemen aan een aantal vormingsmomenten, terugkommomenten, opstart/afronding bij studenten en gezinnen, … Hierbij wordt een aantal opleidingsmomenten vooropgesteld (zie onderhandse akte).
  Eens de nieuwe Katrolwerking werd opgericht zal de coördinator steeds bereikbaar zijn voor verdere ondersteuning en vorming (vb. aanwezigheid bij terugkommoment, aanwezigheid bij vorming, evaluatie, …) De coördinator en ankerfiguren van het expertisecentrum blijven steeds bereikbaar en beschikbaar voor verdere hulp en ondersteuning waar nodig.

• De Katrol Oostende is, samen met De Katrol Rotterdam, verantwoordelijk voor het overhandigen van de kwaliteitslabels/erkenning en het opvolgen van een correcte manier van werk van de erkende Katrollen. Dit houdt in dat wanneer een Katrol een aanvraag tot erkenning indient, De Katrol Oostende (expertisecentrum) ter plaatse gaat in de betreffende werking en  ‘controleert’ of de desbetreffende Katrol effectief de grote lijnen volgt, zoals in de onderhandse akte beschreven. Indien dit zo is kan de aanvragende Katrol een certificaat van kwaliteitserkenning krijgen. Indien deze overhandiging plaats vindt met een officiële plechtigheid dient de coördinator hiervan op de hoogte te worden gebracht. Na erkenning dient het expertisecentrum De Katrol Oostende op te volgen of de werking steeds dezelfde werkwijze blijft respecteren. Indien dit niet het geval is kan de erkenning terug worden ingetrokken.
  Gezien de gedeelde verantwoordelijkheid tussen De Katrol Rotterdam en het expertisecentrum De Katrol Oostende spreekt het voor zich dat beide organisaties regelmatig overleggen. Dan wel ter plaatse dan wel via maandelijks ‘skype-overleg’.

• Vanuit het expertisecentrum De Katrol Oostende en de daarbij verantwoordelijk gestelde coördinator worden jaarlijks verschillende overlegmomenten georganiseerd:
  
  * Regio overleg
  De coördinator organiseert 3 maandelijks een overleg met de ankerfiguren. Naar gelang de grootte van de groep kan dit opgesplitst worden in kleinere ‘sectoren’. (vb. sector Oostende: Oostende, Torhout, Oudenburg, De Haan, Gistel, … - sector Ieper: Ieper, Vleteren/Lo-Reninge, Veurne, …) Deze regiovergaderingen worden georganiseerd om de dagdagelijkse werking en de pijnpunten van de verschillende Katrollen te bespreken. Via dit overleg worden de ankerfiguren ook opgeroepen om de agenda voor de 2-daagse en andere overlegmomenten vorm te geven, aan de hand van hun noden, vragen, bedenkingen. Dit overleg wordt steeds bijgewoond door de coördinator.
  
  * 2- daagse 
  Tijdens deze 2 dagen durende vorming wordt ruimte gemaakt voor verschillende agendapunten. Het is de bedoeling dat er tijdens deze 2 dagen aandacht is voor vorming (vb. externe sprekers), overleg met lectoren uit diverse hogescholen in functie van een optimale samenwerking, bespreken van aandachtspunten voortgekomen uit het regio overleg, casusbespreking, kennismaking nieuwe ankerfiguren, evalueren afgelopen werkingsjaar en vooruitblik op aankomend schooljaar en de hierbij horende nieuwe evoluties, … Deze 2-daagse wordt georganiseerd met het oog op een optimale, kwalitatieve werking waarbij alle verschillende Katrollen met dezelfde visie, missie en werkwijze naar buiten treden.
  
  * Jaarlijks wordt er bij aanvang van het nieuwe schooljaar een terugkomdag georganiseerd. Deze dag zorgt ervoor dat alle Katrollen op een uniforme wijze te werk gaan. Gemaakte afspraken worden overlopen, opstart van studenten en gezinnen van dichtbij bekeken, eventuele moeilijkheden worden besproken en er wordt gezamenlijk naar mogelijke oplossingen gezocht. Ook hier staan zaken op de agenda die als aandachtspunt uit de 2-daagse naar voor werden gebracht. (bv. Extra vorming, netwerking, officieel vastleggen concrete afspraken, …) 
  
  * Naar gelang de noden en behoeften van de ankerfiguren en hangende pijnpunten of ontwikkelingen in het werkveld kan de coördinator beslissen meer vorming, opleiding, workshops of andere bijeenkomsten te voorzien. (vb. veranderingen in de welzijnswereld zoals bij CBJ, casussen waarbij de ankerfiguur moeilijkheden ondervindt, …)​
• De coördinator zorgt voor de dispatching tussen de ankerfiguren en de hogescholen. Jaarlijks moeten ankerfiguren studenten rekruteren binnen de hogescholen, het project bekendheid geven en mensen enthousiasmeren. De coördinator zoekt hier naar de meest efficiënte manier om dit te laten gebeuren. (vb. 1 centraal aanspreekpunt voor de hogescholen)
• Het expertisecentrum De Katrol Oostende voorziet in een dropbox waartoe elke nieuwe opstartende ankerfiguur toegang wordt verleend. Op deze dropbox wordt een starterspakket voorzien voor de beginnende ankerfiguren, maar daarnaast wordt dit ook een werkinstrument voor reeds langer bestaande Katrolwerkingen. Op deze dropbox vindt de ankerfiguur alle nodige documenten terug, vormingspakketten, contactgegevens, interessante teksten, info inzake subsidies en hoe deze aan te vragen, verslagen (van regiovergadering, 2-daagse, terugkommdag, enz …),  elke ankerfiguur kan hier gebruik van maken en kan ook zelf info toevoegen, …

• Het expertisecentrum De Katrol Oostende engageert zich er toe een signaalfunctie op te nemen inzake gebieden, regio’s waar de nood aan een Katrolwerking zich manifesteert. In zo verre dat deze info aan ons bekend wordt gemaakt.